届く書類
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採択されると、必ず『採択通知書』が届きます。
一方、『交付決定通知書』も、本来なら一緒に届きますが、計画書に修正が必要な場合などについては、それを修正するまで届きません。
なお、補助金では通常、『交付決定通知書』が発行されなければ、経費を使い始められません。そのため、修正の依頼があったら、なるべく早く対応しなければなりません。
後々必要になる証拠書類
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上記の書類の全部が常に必要なわけではありません。
例えば、オンラインで物を購入した場合、見積書の代わりに商品掲載画面を、発注書・請求書の代わりに商品を購入した際に届いたメールなどを、プリントアウトしておきます。
指定する形式になっていなければ、補助金の対象になりません。何を実施するかによって、準備する書類は変わります。必ず案内冊子を読み、事務局に問い合わせて実施しなければなりません。
また、クレジットカード支払いの場合、引き落としまで済んでいなければ、補助対象にならないことにも注意です。
報告時に作成する書類
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『実績報告書』は、慣れていれば10分で作れる、「何に取り組んだか」を報告するだけの書類です。
また、『支出内訳書』は、『経費支出管理表』と同じエクセルファイルに入っており、ほとんどが自動計算されるため、こちらも簡単な書類です。
少し面倒なのは、『経費支出管理表』です。こちらは、見積の日、発注の日、支払いの日などを記入します。難しい書類ではありませんが、使った経費の数が多ければ多いほど、面倒ではあります。
なお、毎年1月10日ごろが締め切りで、必着書類となっています。年末年始は、必要書類の準備も簡単ではありません。12月中には、ある程度準備しておきたいところです。
『実勢報告書』等の内容に修正が必要な場合には、修正の連絡があります。
修正が完了すると、『補助金の額の確定について』という書類と、振込先を指定するための書類が届きます。これを送付すると、数週間後に補助金が入金されます。